Cara Memilih Aplikasi Pembukuan yang Tepat untuk Bisnis

KONTAN.CO.ID - Hampir semua bisnis memerlukan sistem pembukuan untuk mengelola keuangannya dengan baik. Sayangnya, masih banyak bisnis yang mengandalkan metode manual yang berpotensi menimbulkan kesalahan.

Mengelola keuangan dengan rapi adalah fondasi penting bagi setiap bisnis. Namun, banyak pelaku usaha masih bingung dalam menentukan Aplikasi Pembukuan yang tepat untuk mendukung operasional mereka. Pemilihan aplikasi yang sesuai seperti Mekari POS membantu mencatat transaksi dengan lebih efisien, tetapi juga memastikan laporan keuangan tersusun rapi dan mudah dianalisis.

Untuk itu, sila simak ulasan ini sampai selesai. Berikut adalah tantangan pembukuan manual, manfaat penggunaan aplikasi digital, hingga faktor-faktor penting yang perlu diperhatikan sebelum memilih aplikasi pembukuan.

Tantangan Pembukuan Manual

Melakukan pembukuan secara manual memberikan beberapa kendala utama. Berikut adalah tantangan yang seringkali dihadapi dalam pembukuan manual.

1. Rentan human error

Pembukuan manual sangat rentan terhadap kesalahan pencatatan yang sulit dilacak dan diperbaiki. Sektor retail yang tidak menggunakan teknologi pencatatan real-time biasanya mengalami biaya operasional yang membengkak hingga 15% lebih tinggi akibat inefisiensi dan kesalahan pencatatan jika dibandingkan dengan yang sudah menerapkan sistem digital.

2. Data tercecer

Data keuangan yang dicatat dalam berbagai buku, file, atau spreadsheet tersebar sehingga sulit untuk dikonsolidasikan menjadi satu laporan yang utuh dan mudah dianalisis. Hal ini menghambat proses pengambilan keputusan karena data tidak terintegrasi dengan baik.

3. Sulit membuat laporan

Menyusun laporan keuangan dari data manual memerlukan waktu yang lama dan tenaga ekstra karena harus mengolah berbagai catatan yang tersebar dan tidak langsung terstruktur. Hal ini memperlambat mendapatkan gambaran kondisi bisnis secara menyeluruh.

4. Memakan waktu

Waktu dan tenaga staf lebih banyak habis untuk mengelola administrasi pembukuan yang memakan waktu dibandingkan fokus pada kegiatan operasional inti yang bisa mendatangkan pendapatan bagi bisnis.

5. Sulit memonitor cash flow

Pencatatan secara manual menyebabkan arus kas tidak dapat dipantau secara real-tim. Hal ini dapat menimbulkan kendala seperti keterlambatan dalam pengambilan keputusan keuangan sering terjadi. Tentu, dampaknya adalah berkurangnya kemampuan bisnis untuk cepat beradaptasi terhadap perubahan kondisi keuangan.

Manfaat Menggunakan Aplikasi Pembukuan

Penggunaan aplikasi pembukuan membawa berbagai kemudahan dan kecepatan dalam pencatatan serta pengelolaan keuangan yang tidak dapat dicapai oleh metode manual tradisional. Berikut adalah manfaat yang ditawarkan dari aplikasi pembukuan.          

1. Pencatatan Otomatis

Aplikasi memungkinkan pencatatan transaksi harian dilakukan secara otomatis tanpa perlu input berulang oleh pengguna, sehingga mengurangi kemungkinan kesalahan dan mempercepat proses pencatatan.

2. Laporan Keuangan Real-Time

Dengan aplikasi, laporan laba rugi, neraca, dan arus kas dapat diakses kapan saja secara real-time. UMKM di Indonesia yang berkontribusi sebesar 61,07% terhadap Produk Domestik Bruto dan menyerap 97% tenaga kerja, namun banyak yang belum memiliki laporan keuangan akurat. Laporan yang rapi ini penting untuk membantu akses pembiayaan dan ekspansi bisnis.

3. Monitoring Laba Rugi

Performa keuangan bisnis dapat dipantau secara berkala dengan lebih mudah sehingga pengusaha dapat mengontrol dan mengatur strategi bisnisnya secara tepat waktu.

4. Neraca Otomatis

Neraca keuangan tersusun secara otomatis oleh sistem tanpa perlu perhitungan manual, ini mengurangi beban kerja dan meminimalkan risiko kesalahan.

5. Multi-User

Fitur multi-user memungkinkan beberapa anggota tim dapat mengakses aplikasi dengan hak akses berbeda sesuai peran mereka, mendukung kerja sama yang efisien dalam pengelolaan keuangan.

6. Cloud access

Data keuangan tersimpan di cloud sehingga dapat diakses dengan aman dari mana saja, memberikan fleksibilitas dan kemudahan pengelolaan data tanpa bergantung pada perangkat fisik tertentu.

Siapa yang Membutuhkan Aplikasi Pembukuan

Aplikasi pembukuan sangat bermanfaat untuk untuk berbagai segmen bisnis. UMKM, retail, distributor, jasa, F&B, manufaktur kecil, sampai perusahaan besar dapat merasakan keuntungan dari aplikasi pembukuan.

Hal ini akrena aplikasi pembukuan memberikan catatan keuangan yang rapi. Jadi, setiap segmen bisa mengelola keuangannya dengan lebih efisien dan mendapatkan gambaran yang jelas tentang performa bisnis mereka.

Cara Memilih Aplikasi Pembukuan

Memilih aplikasi pembukuan yang tepat harus mempertimbangkan berbagai aspek. Tentu, hal ini supaya aplikasi keuangan yang dipilih sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan bisnis Anda. Berikut adalah beberapa cara memilih aplikasi pembukuan yang bisa Anda lakukan.

1. Pastikan Aplikasi Mudah digunakan

Aplikasi pembukuan sebaiknya memiliki antarmuka yang intuitif dan mudah digunakan, termasuk bagi yang tidak memiliki latar belakang akuntansi agar tidak menjadi hambatan dalam operasional sehari-hari.

2. Perhatikan Fitur

Pilih aplikasi yang menyediakan fitur-fitur pembukuan inti hingga pelaporan yang lengkap. Jadi, kebutuhan bisnis dapat terpenuhi tanpa perlu memakai banyak aplikasi berbeda.

3. Keamanan Data

Keamanan data keuangan menjadi hal utama yang harus dipastikan dengan adanya enkripsi kuat dan backup otomatis. Standar minimal enkripsi yang dipakai adalah AES-256 untuk data yang disimpan dan TLS 1.2 ke atas untuk data yang dikirimkan, sehingga data bisnis Anda terlindungi dari risiko pencurian atau kehilangan.

4. Kemampuan Integrasi

Aplikasi sebaiknya mampu terhubung dengan sistem lain seperti penjualan (POS), inventaris, dan perangkat lunak pendukung sehingga mempermudah sinkronisasi data seluruh operasional bisnis.

5. Dukungan Customer Support

Ketersediaan layanan bantuan teknis yang responsif sangat membantu dalam mengatasi kendala dan memaksimalkan penggunaan aplikasi secara optimal.

6. Skalabilitas

Memilih aplikasi yang skalabel penting untuk bisnis yang berkembang. Dengan sekitar 30,18 juta UMKM terdaftar di Indonesia dan pertumbuhan tahunan sebanyak 1,52%, bisnis yang ingin berkembang dari satu gerai ke banyak cabang harus memilih sistem aplikasi yang dapat menyesuaikan pertumbuhan ini tanpa perlu migrasi data secara besar-besaran.

Contoh Solusi Pembukuan Digital

Salah satu pilihan yang bisa dipertimbangkan adalah Mekari Jurnal, aplikasi pembukuan berbasis cloud yang mengotomatisasi pencatatan transaksi dan menyusun laporan keuangan secara real-time. Mekari Jurnal merupakan bagian dari ekosistem terpadu Mekari yang juga terintegrasi dengan Mekari POS untuk memperkuat kontrol bisnis secara menyeluruh.

Manfaat ini juga dirasakan oleh Travelio. Perusahaan ini merupakan perusahaan teknologi yang mengelola lebih dari empat ribu unit penginapan sewa di seluruh Indonesia. Dengan jumlah mitra dan inventori properti yang terus bertambah, tim keuangan Travelio sebelumnya membutuhkan waktu lama untuk menyusun laporan, sementara jumlah karyawan yang terbatas membuat penambahan tenaga kerja bukan pilihan ideal untuk mendukung ekspansi bisnis.

Setelah menerapkan automasi proses accounting dengan Mekari Jurnal, mulai dari pembuatan laporan, pelacakan arus kas, hingga invoicing otomatis dan akses mobile accounting, Travelio berhasil mempercepat proses pembuatan laporan keuangan. Bahkan, mereka dapat mempercepat proses hingga 98% tanpa perlu menambah jumlah tenaga kerja.

Oleh karena itu, memilih aplikasi pembukuan harus didasarkan pada kecocokan fitur dengan kebutuhan bisnis, kemudahan penggunaan, keamanan data, serta kemampuan integrasi dengan sistem lain. Bukan sekadar mengikuti tren teknologi saja, melainkan dengan menyesuaikan dengan kondisi dan rencana bisnis agar sistem dapat mendukung pertumbuhan secara berkelanjutan.

Apabila Anda membutuhkan aplikasi pembukuan yang cocok untuk segala kebutuhan Anda, maka Mekari Jurnal adalah rekomendasinya. Aplikasi pembukuan ini memiliki berbagai keuntungan yang cocok untuk bisnis.

Mekari Jurnal adalah aplikasi akuntansi dan operasional terintegrasi untuk membantu pemilik bisnis, akuntan, dan tim finance mengelola keuangan, pembukuan, serta operasional bisnis secara lebih efisien sekaligus mempercepat pertumbuhan bisnis.

Sebagai bagian dari ekosistem software terpadu Mekari, Mekari Jurnal juga terintegrasi dengan berbagai solusi Mekari lainnya seperti Mekari POS, Mekari Flex, Mekari Qontak, Mekari Klikpajak, Mekari Sign, Mekari Desty, Mekari Talenta, Mekari Expense, Mekari Officeless, dan Mekari Airene untuk mendukung automasi operasional bisnis secara end-to-end.

Cek Berita dan Artikel yang lain di Google News